Reservas
HerramientaMesas, clases o pistas por aforo y franja.
Funcionalidad de un solo dominio: el punto 4 es un «Qué hace» único.
A — Qué es
1. En una frase
Reservas permite al cliente apartar sitio en línea —una mesa, una plaza en una clase, una franja de pista— dentro del aforo definido para cada franja, de modo que el negocio ni se sobrevende ni se queda con capacidad ociosa por no haber podido atender el teléfono.
2. Para quién
Para negocios que operan por aforo y por franja horaria: restaurantes con turnos de mesa, gimnasios y academias con plazas por clase, canchas y pistas por tramo de uso. Lo que se aparta aquí es capacidad, no el tiempo de una persona concreta.
No confundir con Citas. Reservas administra aforo por franja —una mesa de cuatro, cuarenta plazas en una clase—. Citas asigna una cita por profesional y hueco —un barbero, un médico, una hora—. Son funcionalidades distintas, se venden por separado, y un mismo negocio puede tener ambas.
3. El problema que resuelve
Gestionar el aforo por teléfono produce pérdidas en las dos direcciones a la vez. Por un lado, la sobreventa: dos anotaciones sobre la misma mesa que solo se detectan cuando ambos clientes se presentan, con un coste reputacional que ninguna disculpa compensa. Por otro, la capacidad desaprovechada: la demanda que llega fuera de horario —de noche, en fin de semana, mientras se está atendiendo— no encuentra a nadie al otro lado y se dirige a otro sitio. Reservas cierra las dos brechas con el mismo mecanismo: el cliente aparta por sí mismo, a cualquier hora, y únicamente si queda sitio real en esa franja.
B — Cómo funciona
4. Qué hace
La funcionalidad se construye sobre una sola magnitud —la capacidad de cada franja— y todo lo demás la respeta.
- 1FranjasCada una con la capacidad real que admite.
- 2ReglasAntelación, ventana de reserva y días de cierre.
- 3ReservaEntra por web, bot o a mano, y solo si queda sitio.
- 4EstadosConfirmada, atendida, o cerrada por el propio sistema.
La página pública de reserva guía al cliente por día, franja y número de personas, muestra la disponibilidad real con atajos «Hoy» y «Mañana», recoge su teléfono —obligatorio— y un correo opcional, y cierra con una revisión antes de confirmar; está optimizada para que reservar cueste el mínimo de toques posible. El panel del portal presenta el listado de reservas con filtros por estado y fecha y su buscador: desde ahí se confirma o rechaza, se registra quién no se presentó y se da de alta una reserva a mano. El aforo por franja se define explícitamente —cuarenta plazas no equivalen a diez mesas de cuatro— y CLAUX impide apartar por encima de él; también se marcan festivos y cierres del negocio. Las reglas de reserva —antelación mínima, ventana de reserva, aforo— rigen con independencia del canal de entrada. Completa el conjunto un bot de Telegram propio, de botones, que pregunta personas → día → hora y solo ofrece franjas con hueco efectivo.
La franja tiene dos topes, no uno. Se define la capacidad en personas y, aparte, el número máximo de reservas simultáneas —cuarenta plazas y diez mesas son dos límites distintos, y el negocio puede quedarse sin mesas mucho antes que sin sillas—. Cada franja lleva además su duración y los días de la semana en que rige, de modo que el horario de fin de semana no tiene que ser el de diario, y puede desactivarse sin borrarla cuando deja de usarse una temporada.
El panel mira hacia delante. El listado se abre en los próximos treinta días, no en el historial: una reserva es un documento de futuro, y lo que el negocio necesita ver al entrar es lo que tiene que atender. Sobre esa lista, la cabecera cuenta lo de hoy por separado —pendientes, confirmadas y total— aunque se cambie el rango consultado, y avisa de las reservas por cerrar: las de días ya pasados que nadie marcó ni como atendidas ni como ausencias. Las reservas pueden además tratarse en lote: seleccionar varias y confirmarlas o rechazarlas de una vez, avisando a cada cliente igual que si se hubieran tocado una a una.
5. Principios de funcionamiento
Cinco reglas gobiernan la funcionalidad:
- Tres puertas, una sola regla. Una reserva entra por la web pública, por el bot de Telegram o a mano desde el panel, y las tres atraviesan el mismo control de aforo y las mismas reglas.
- No existe la sobreventa. El aforo se bloquea efectivamente al confirmar: dos clientes no pueden quedarse simultáneamente con la última plaza, aunque pulsen a la vez.
- La vida de una reserva son sus estados. Son siete: nace pendiente o confirmada según el ajuste, y termina en atendida, no asistió, cancelada, rechazada o caducada. No todas las transiciones existen: de confirmada se pasa a atendida, a ausencia o a cancelada, y nunca al revés. Lo que sí se puede es deshacer —devolver a pendiente algo cancelado o rechazado por error—, pero solo si la fecha no ha pasado y la plaza sigue libre: deshacer no puede pisar a otro cliente que ocupó el hueco entretanto.
- El pasado se cierra solo, y se dice quién lo cerró. Una pendiente que venció sin que nadie la atendiera se marca caducada sola; una confirmada de un día pasado que nadie cerró pasa a atendida a los siete días. En pantalla queda constancia de que ese cierre lo hizo el sistema y no el negocio, para que nadie lo lea como un dato comprobado.
- El dueño puede forzar; el cliente, nunca. Desde el alta manual el negocio puede saltarse una regla: se advierte, no se bloquea, y la reserva queda señalada como forzada. Desde la web o el bot esa posibilidad no existe.
- Al cliente se le escribe lo que le sirve, no lo que le juzga. Quien reservó por Telegram recibe aviso al confirmarse, rechazarse o cancelarse su reserva. «No asistió», «atendida» y «caducada» son anotaciones internas del negocio y no generan ningún mensaje: a nadie se le escribe para decirle que no vino.
- Todo se calcula en la hora del negocio. El «hoy» y las franjas los determina el servidor en la zona horaria del negocio, no el dispositivo de quien reserva: la última franja de la noche sigue siendo de hoy aunque el cliente esté en otro huso.
6. Cómo se conecta
Detalle
Reservas comparte con las demás piezas públicas aquello que pertenece al negocio —su dirección, sus cierres, sus reglas— y no depende de ningún módulo interno.
Le entra de
Va y viene con
La funcionalidad se vende y funciona sola. El addon de IA no la habilita: solo cambia el modo de conversar del bot, que sin él opera perfectamente con botones.
Lo que comparte con Citas no es casualidad ni ahorro de trabajo: la dirección web, los días de cierre y las reglas de antelación y ventana son del negocio, no de una funcionalidad concreta. Un negocio que cierre el lunes lo cierra para todo, y sería absurdo tener que declararlo dos veces. Lo que sí es propio de Reservas —las franjas, su aforo, su bot— no lo ve Citas. Cuando el negocio tiene las dos contratadas, cada ajuste dice de cuál de las dos es; con una sola, esa distinción es ruido y no se muestra.
Hacia fuera aporta dos señales: al Dashboard, lo que ocurre hoy y la próxima reserva; a Notificaciones, las que llevan demasiado tiempo sin confirmar. Hacia dentro no escribe en ningún módulo: una reserva no es una venta y no genera factura, ni cobro, ni movimiento contable. Lo que se cobre de esa mesa se cobra después, en el Punto de venta o en Contabilidad, sin que CLAUX intente adivinar la relación entre ambas cosas.
Funciona sola
Y se llena sola cuando hay…
7. Cómo se usa (paso a paso)
- Fijar la dirección web y definir las franjas con su aforo.
- Marcar los días de cierre y las reglas —antelación y ventana—.
- Elegir el modo de confirmación: automática o una a una.
- (Opcional) Conectar el bot de Telegram.
- Compartir el enlace o colocar el QR. Las reservas entran en el panel.