Inventario

Controla la mercancía física: qué hay, dónde está, cuánto vale y por qué cambió. Como en Contabilidad, el punto 4 recorre sus páginas una a una.

A — Qué esCopiado

1. En una fraseCopiado

Inventario mantiene la cuenta de las existencias: qué producto, en qué almacén, en qué cantidad y a qué coste — y registra cada entrada, salida o traslado, de modo que una diferencia de stock siempre tiene una causa localizable.

2. Para quiénCopiado

Para cualquier negocio que mueva mercancía física: comercios, almacenes de distribución, cafeterías y restaurantes (materia prima), talleres. El criterio es simple: si lo que se vende se cuenta en unidades y se agota, corresponde a este módulo. Los servicios no llevan existencias —se administran desde el módulo de Servicios—, y esa separación es deliberada.

3. El problema que resuelveCopiado

El descontrol de existencias produce dos costes simultáneos y de signo contrario: se vende lo que no hay —con el cliente ya comprometido— y se compra lo que sobra, inmovilizando capital escaso. A ellos se añade un tercero, invisible: la merma. Lo que se rompe, se vence, se regala o desaparece no figura en ningún sitio, y el negocio percibe el resultado como un descuadre general en vez de como una partida medible. Inventario cierra las tres brechas al convertir cada cambio de existencias en un movimiento con motivo: el saldo deja de ser una estimación y la pérdida deja de ser una intuición.

B — Cómo funcionaCopiado

4. Qué hace — sus páginasCopiado

El módulo se organiza en cuatro páginas más el conteo físico. Todas responden a una misma mecánica de fondo: la mercancía entra, permanece valorada en un almacén, sale con un motivo declarado y, periódicamente, se contrasta con la realidad.

Productos — el catálogo de lo que se vende. Cada ficha lleva código, unidad, categoría, coste y precio por moneda, y su mínimo de reposición, que puede fijarse general o por almacén. La lista sale por nombre y, a igual nombre, de menor a mayor precio, en la primera moneda del negocio que tenga el producto. Estos productos son los que se enlazan en las líneas de una factura o una compra: al seleccionarlos, CLAUX congela su coste en el documento y calcula el margen de la operación. La ficha enseña el margen junto a cada precio: con el coste en esa moneda, directo; con el coste solo en otra, convertido a la tasa vigente y dicho; sin coste registrado, lo indica en vez de presumir un cien por cien de ganancia. Su pestaña Historial de precios apunta cada cambio de precio o de coste, con fecha y hora de Cuba, venga de donde venga —la ficha, el importador, una compra o la tarifa de un acuerdo—, y la abre el precio inicial: el primer registro de cada moneda. Un selector cambia de moneda entre todas las que tienen importe en la ficha. Al dar de alta un artículo físico se indican su stock inicial y el almacén donde entra, y «Guardar y crear otro» deja el formulario listo para el siguiente. Un artículo que se vende sin llevar existencias —la fotocopia de una librería, el café del mostrador— se marca sin control de stock y deja de vigilarse; y uno que no se vende en el mostrador se marca fuera del punto de venta.

Almacenes — dónde está la mercancía. Cada almacén muestra qué contiene, cuánto vale, qué está bajo mínimo y una estimación de cobertura en días —cuánto durará al ritmo de salida observado—. El stock se lleva siempre por producto y almacén, no en un total agregado: el mismo artículo puede tener cinco unidades en la tienda y ninguna en el depósito, y esa distinción es la que permite decidir un traslado. Cada empresa puede marcar un almacén por defecto, que es el que proponen el ajuste de existencias, la compra, la factura y el punto de venta nuevo. Un almacén pertenece a una empresa: con existencias o movimientos ya no puede cambiar de empresa, y una factura solo descuenta de un almacén de su misma empresa.

Movimientos — el histórico de entradas y salidas. Todo cambio de existencias es un movimiento tipificado: entrada, salida, ajuste o traslado. Las salidas y los ajustes exigen un motivo de una lista cerrada (merma, rotura, caducado, robo, autoconsumo, regalo, devolución, producción, corrección de registro…). Esa exigencia es la que convierte la pérdida en una cifra: la merma se puede sumar, comparar entre períodos y atribuir a una causa concreta. Un panel «Revisar» concentra lo que requiere atención —existencias en negativo con su origen, productos archivados que aún conservan stock, artículos sin coste asignado—.

Trasladar — de un almacén propio a otro. En Ajustar stock de un producto, con dos o más almacenes, el modo «Trasladar» indica desde dónde, hasta dónde y cuánto —«Todos» carga lo que hay en el origen—. Queda como un solo movimiento de traslado: sale del origen y entra en el destino a la vez, sin motivo obligatorio. Hacerlo con una salida y una entrada sueltas deja una merma y una compra que no existieron.

Compras — la reposición con proveedor. Documento de compra con cabecera y líneas, con numeración propia (COM-2026-0001…), de estructura análoga a una factura. Al confirmar la compra, las existencias suben y queda registrado su gasto; anularla revierte ambos efectos. En una empresa con IVA de España la compra lleva su IVA aparte: las líneas son la base y el total suma el IVA, que el gasto registrado recoge ya desglosado. La función «Reponer» examina los mínimos y propone un pedido por almacén —cuánto hay, cuánto falta y a qué proveedor acudir—, siempre sometido a confirmación antes de crear nada.

Conteo físico — el contraste con la realidad. Se abre un conteo sobre un almacén, se cuenta sobre el terreno y CLAUX calcula la diferencia contra el saldo del sistema. El borrador reside en el servidor y se guarda de forma continua: el conteo puede repartirse en varias sesiones y sobrevive a un corte de luz o de conexión sin pérdida de trabajo. Puede descargarse la plantilla en Excel o PDF para contar en papel y reimportar las cantidades, en lugar de teclearlas. La hoja se recorre por páginas de 50 productos, con buscador por nombre o código y el filtro «Mostrar» (por contar, con diferencia, sin causa). Cada diferencia se justifica con su motivo y, al aplicar, CLAUX genera los ajustes correspondientes y cierra el conteo como acta, que recoge el almacén completo: lo que descuadró, lo que cuadró y lo que quedó sin contar.

5. Principios de funcionamientoCopiado

Seis reglas explican el comportamiento del módulo, incluidas las decisiones que a primera vista sorprenden:

• El stock no se teclea: se mueve. No existe un campo «existencias» editable a mano; la cifra es la suma de todas las entradas y salidas registradas. De ahí que el saldo siempre pueda reconstruirse y siempre pueda explicarse por qué cambió.
• El stock negativo se permite deliberadamente. Puede venderse aunque el sistema marque cero —en un mostrador la venta ya ocurrió, y bloquearla no la deshace—. CLAUX lo hace visible en «Revisar», pero no interrumpe la operación ni genera alarmas. Es flexibilidad buscada, no un defecto.
• Contar produce un acta, no ajustes sueltos. Si alguna diferencia carece de causa, no se aplica nada: aplicar solo una parte dejaría un saldo que ya no coincidiría ni con el sistema ni con lo contado.
• El faltante no genera un gasto nuevo. La mercancía se llevó a gasto al comprarla; imputarla otra vez la contaría dos veces. Durante el conteo sí se muestra la diferencia valorada en dinero, para dimensionar la pérdida sin duplicarla en el informe.
• Lo que pasa a otra empresa queda como deuda. Un traslado a un almacén de otra empresa del grupo se permite, se avisa y la fila enseña las dos empresas: la empresa que recibe queda debiendo la mercancía a la que la entrega, a su coste del momento —el del producto en la moneda de la empresa que la entrega o, si no lo tiene, el que haya—. Ese valor queda fijado en el movimiento aunque el producto se compre después más caro. El detalle del traslado dice quién debe cuánto a quién, y la deuda se suma en la tarjeta Entre empresas de Tesorería.
• Coma decimal en todas las cantidades. Media caja se guarda como media, no se redondea a cero ni a una.

7. Cómo se usa (primeros pasos)Copiado

1. Crear los almacenes (con uno es suficiente para empezar).
2. Dar de alta los productos con su coste, precio y mínimo, a mano o con el importador.
3. Registrar una compra para introducir la mercancía inicial: las existencias suben.
4. Operar con normalidad: las facturas y el punto de venta van descontando.
5. Periódicamente, ejecutar un conteo físico para cuadrar y medir la merma.