Clientes y proveedores

Es la agenda del negocio: a quién se le vende y a quién se le compra. Una sola lista, compartida por los módulos que la necesitan. El punto 6 es el corazón de la ficha.

A — Qué esCopiado

1. En una fraseCopiado

Clientes y proveedores es la lista única de con quién trabaja el negocio, con sus datos, sus condiciones de pago y su historial, para que ningún nombre haya que volver a escribirlo dos veces.

2. Para quiénCopiado

Para todo negocio que facture a alguien o compre a alguien, que es todo negocio. La usa quien emite facturas, quien registra compras y quien cobra: los tres nombran a la misma persona, y aquí esa persona está una sola vez.

3. El problema que resuelveCopiado

Sin una agenda única, los datos del cliente viven repartidos: el teléfono en el móvil de alguien, el NIT en la última factura que se le hizo, lo que debe en la memoria del dueño. El coste no es solo buscar: es que el mismo cliente acaba escrito de tres formas distintas —con y sin S.A., con una errata—, y a partir de ahí ningún total por cliente es fiable. Clientes y proveedores fija una ficha por persona o empresa, con los datos formales que exige un documento y las condiciones comerciales pactadas, y hace que cada factura, cada compra y cada cobro se cuelgue de esa misma ficha. La consecuencia práctica es que el dueño puede por fin responder a la pregunta que importa: cuánto representa este cliente y cuánto le debo a este proveedor.

B — Cómo funcionaCopiado

4. Qué haceCopiado

Una ficha por persona o empresa, que va acumulando lo que ocurre con ella.

Cliente, proveedor o las dos cosas. Un mismo nombre puede comprar y vender; no hay que duplicarlo. Datos formales. Nombre o razón social, NIT o carné de identidad, representante y cargo, teléfono, correo y dirección: lo que un documento necesita para ser válido. Condiciones comerciales. Condición de pago —contado, 15, 30, 60 o 90 días—, límite de crédito y moneda predeterminada con la que se trabaja con él. Vías de cobro y pago. Las cuentas y formas por las que se le paga o se le cobra habitualmente, para no ir a buscarlas cada vez. Contrato. Número, fechas de inicio y fin y el documento firmado adjunto. Su actividad, en pestañas. Los productos que suministra, las suscripciones que tiene contratadas y lo que se le debe. Historial. Lo vendido y lo comprado mes a mes, en gráfico, para ver qué representa ese nombre. Archivar sin borrar. Un tercero con el que ya no se trabaja deja de ofrecerse en los selectores, pero su histórico queda intacto.

Qué entra en el historial y qué no. El gráfico recoge lo facturado y lo comprado, y deja fuera los presupuestos: una oferta que quizá no se acepte nunca no es una transacción, y sumarla inflaría el total con dinero que no existe. La serie no usa una ventana fija de meses: va del primer documento al último, de modo que un tercero con dos facturas de hace un año tiene historial y no una pantalla vacía. La deuda que muestra la ficha sale de la misma fuente que la página de cobros y pagos, así que las dos pantallas dicen siempre lo mismo.

Trabajo en lote. Cuando hay que ordenar la lista de golpe —depurar nombres que ya no se usan, o replicar una cartera al abrir una segunda empresa— se seleccionan varios y se archivan, restauran o copian de una vez, con el mismo criterio que si se hicieran uno a uno.

5. Principios de funcionamientoCopiado

• Cada tercero pertenece a una empresa. No es una limitación arbitraria: la ficha lleva datos fiscales y condiciones que son de esa empresa. Con varias empresas, el mismo cliente tiene ficha en cada una, y el portal ofrece copiarla en vez de volver a escribirla.
• La agenda es compartida; las pestañas dependen del módulo. La lista es una sola y la ven todos los módulos que trabajan con nombres. Lo que cambia según lo contratado es qué se puede consultar en cada ficha: sin Inventario no hay productos, sin Contabilidad no hay deuda.
• La ficha no se borra: se archiva. Borrar un tercero dejaría facturas sin dueño. Archivar quita el nombre del futuro sin tocar el pasado.
• La moneda del tercero es una propuesta, no una obligación. Es la que se ofrece por defecto al facturarle; cada documento puede ir en otra.
• Copiar a otra empresa vuelve a preguntar la moneda y el límite. Son los dos datos que no viajan solos: un límite de cinco mil en una divisa, arrastrado tal cual a una empresa que trabaja en otra, deja de significar lo que significaba. Lo demás —datos fiscales, contacto, condiciones— se copia sin volver a teclearlo.
• El límite de crédito avisa; no bloquea. Al llegar al 90 % del tope entra un aviso en la bandeja, y otro distinto cuando se supera. Nadie impide seguir vendiendo: quien atiende ve la deuda y el tope delante y decide con esa información. La decisión de fiar es del negocio, no del sistema.

7. Cómo se usa (primeros pasos)Copiado

1. Entrar en Clientes y proveedores desde el menú lateral.
2. Crear la ficha: tipo —cliente, proveedor o ambos—, empresa a la que pertenece y nombre o razón social. Con eso ya se puede facturar.
3. Completar la identificación fiscal cuando el cliente vaya a necesitar un documento formal.
4. Fijar sus condiciones comerciales si se le vende a crédito.
5. Adjuntar el contrato cuando exista, con sus fechas: el portal avisará antes de que venza.