Contabilidad

Es el módulo más extenso del sistema: un grupo de ocho páginas que, en conjunto, sostienen el circuito completo del dinero de un negocio. La ficha conserva la estructura A · B · C del resto; la diferencia es que el punto 4 recorre las ocho páginas una a una.

A — Qué esCopiado

1. En una fraseCopiado

La Contabilidad de CLAUX administra el dinero del negocio de principio a fin: la facturación, los gastos, las cuentas por cobrar y por pagar, la tesorería y el resultado. Cada operación se registra una sola vez y, a partir de ese registro, el sistema mantiene al día los saldos, las deudas y el estado de resultados — sin exigir al usuario conocimientos contables.

2. Para quiénCopiado

Para cualquier negocio que facture, cobre, pague y necesite saber con certeza si gana o pierde: desde una MIPYME que emite media docena de facturas al mes hasta una operación con varias monedas y un asesor externo que reclama informes. Es un módulo transversal —vale para todos los sectores— y deliberadamente no obligatorio: un cliente puede empezar por el Punto de venta o el Inventario e incorporar la Contabilidad el día que quiera cerrar el círculo y ver sus números consolidados.

3. El problema que resuelveCopiado

La gestión informal fragmenta la información: las facturas en una libreta, los gastos en otra, el efectivo en la caja y las deudas en la memoria del dueño. Con los datos dispersos, la pregunta más elemental —cuánto se ganó realmente el mes pasado— no tiene una respuesta fiable, y prepararla para el asesor consume una jornada entera de cuadres. La Contabilidad unifica ese circuito: venta, gasto, cobro y pago quedan asentados en un mismo lugar y enlazados entre sí, de modo que el estado de resultados se genera solo y concuerda en todo momento con la tesorería.

B — Cómo funcionaCopiado

4. Qué hace — sus ocho páginasCopiado

El módulo se reparte en ocho páginas que cubren el ciclo económico completo. Antes del detalle conviene ver la mecánica de fondo, común a todas: cada operación sigue el mismo recorrido, del documento al resultado, sin ningún cuadre manual por el camino.

Ventas — facturación y ofertas. Se emiten ofertas (presupuestos) y facturas, y una oferta se convierte en factura con un clic. La numeración es automática (FAC-2026-0001…), con sus estados y un PDF descargable. Cada línea puede enlazarse a un artículo del catálogo, lo que congela su coste y permite a CLAUX calcular el margen; admite descuento por línea (en porcentaje o importe), unidad propia y coma decimal. Puede cambiarse la moneda del documento —CLAUX reexpresa los importes y lo advierte— y, al emitir, descontar del inventario marcando el almacén (si la factura se anula, las existencias se reponen). Se completa con duplicado, archivado y acciones en lote.

Gastos y cobros — el dinero que no pasa por una factura. Registra un gasto con su categoría, o un cobro con concepto libre. Las categorías de gasto las administra el propio negocio (crear, renombrar, archivar) y cada una lleva asignado su papel en el informe —coste de ventas, personal, operativo, inversión—, que es lo que determina dónde suma en el estado de resultados.

Cuentas por cobrar — quién debe al negocio. Se construye sola, agrupando las facturas con saldo y sus cobros. Muestra lo pendiente, lo vencido y lo parcial, ordenado por antigüedad, y permite registrar un cobro total o parcial que rebaja el saldo al instante.

Cuentas por pagar — a quién debe el negocio. El reflejo simétrico: los gastos y compras a crédito con su vencimiento, sobre los que se registra el pago, parcial o total.

Tesorería — las cuentas y su saldo. Reúne las cuentas de caja, banco o pasarela, con saldo por moneda. Admite movimientos de entrada y salida, transferencias entre cuentas y la edición de los asientos manuales; avisa —sin bloquear— cuando un movimiento deja una caja en negativo. Cada cobro o pago de una factura o un gasto es, internamente, un movimiento de esta página: por eso el efectivo y la deuda cuadran solos.

Reportes — si el negocio gana o pierde. Ofrece dos vistas complementarias: el estado de resultados —lo devengado: Ingresos − Coste de ventas = Margen; − Personal − Operativos = Resultado— y el flujo de caja —el efectivo que entró y salió realmente—. El estado de resultados se presenta como un desglose en cascada con el peso porcentual de cada renglón, la comparación con el período anterior, la evolución mes a mes y un puente explícito entre lo devengado y lo cobrado. Se elige el período y la moneda de lectura (por defecto, cada moneda con sus datos reales; convertir es opcional), se descarga en PDF o Excel y se envía al asesor por correo con un botón. Para arrancar con orden, CLAUX incorpora un plan de cuentas de fábrica por sector, que puede sembrarse tal cual o adaptarse con un asistente que propone y el usuario confirma.

Clientes y proveedores — la agenda económica. Las fichas de clientes y proveedores, cada una por empresa cuando se llevan varias, que se utilizan al facturar o registrar un gasto.

Asesores — a quién se remiten los números. El directorio del contador o asesor del negocio, que alimenta el botón «Enviar al asesor» de Reportes. Alta rápida.

5. Principios de funcionamientoCopiado

Seis reglas gobiernan el módulo, y conviene conocerlas porque explican por qué las cifras nunca se descuadran:

• El estado de un documento es el resultado de un cálculo, no una casilla que alguien marca. Una factura figura como «cobrada» porque la suma de sus cobros alcanza el total; si se cobra la mitad, queda «parcial». Como nadie asigna los estados a mano, no pueden contradecir al dinero.
• El libro no se borra. Un movimiento erróneo se corrige con otro de signo contrario, y ambos permanecen registrados: siempre queda rastro. Las fichas —un cliente, una categoría— sí se archivan o eliminan; los asientos de dinero, no.
• Cada moneda conserva sus datos reales. Los informes muestran cada divisa por separado; solo cuando se pide un total en una moneda concreta, CLAUX convierte lo necesario a la tasa vigente y lo señala. No hay conversiones silenciosas.
• Todo admite pago parcial. Cualquier deuda puede saldarse en varios tramos, y el saldo se recalcula en cada uno.
• El número fiscal se reserva al emitir, no al empezar. Mientras es borrador, el documento lleva un identificador provisional que no se puede confundir con un número de factura. El correlativo definitivo —por empresa, por tipo de documento y por año— se toma en el momento de emitir. La razón es práctica: si cada borrador descartado se llevara un número, la serie quedaría con huecos permanentes, y un salto en la numeración de facturas es lo primero por lo que pregunta una inspección.
• El sistema advierte; la decisión sigue siendo del negocio. Sacar dinero de una caja hasta dejarla en negativo, o facturar por encima del crédito concedido a un cliente, no se bloquea: se avisa y queda registrado. CLAUX no conoce el acuerdo que hay detrás de cada operación, así que informa en lugar de impedir.

7. Cómo se usa (primeros pasos)Copiado

1. Revisar las monedas del negocio y sus tasas.
2. (Opcional) Sembrar el plan de cuentas del sector, o adaptar uno propio.
3. Dar de alta las cuentas de caja y banco en Tesorería.
4. Cargar clientes y proveedores, a mano o con el importador.
5. Empezar a facturar y registrar gastos; los cobros y pagos irán marcando las cuentas.
6. Consultar Reportes para leer el resultado, y descargarlo o remitirlo al asesor.